Guia prático: como implementar um sistema de CRM

Há uma frase popular no mundo dos negócios que diz que "se você não pode medir, não pode gerenciar". Ou seja, sem dados, não há como tomar decisões. E como obter e gerenciar informações de forma segura, prática e otimizada? Um software de CRM pode ser a chave para sua empresa lidar com todos os dados em uma única plataforma.

Em uma pesquisa da Software Advice, 74% dos usuários entrevistados disseram que utilizar um sistema de CRM proporcionou um melhor acesso aos dados dos clientes. E isso foi há quase 10 anos, ou seja, as plataformas estão ainda mais elaboradas, e tomar decisões baseadas em dados é mais importante do que antes.

Por isso, saber como implementar um CRM, qual sua importância e cada etapa desse processo é importante para adicionar essa ferramenta no dia a dia das equipes de marketing e vendas e, assim, otimizar a captação de leads, bem como toda a jornada do funil no seu negócio.

Veja a seguir como implementar um CRM e descubra os passos para esse processo. Boa leitura!

Dedicar tempo à implementação correta do CRM pode garantir a segurança dos dados e a organização das informações e da estrutura do pipeline de vendas, de maneira que não seja necessário gastar muito tempo depois corrigindo erros. Afinal, a plataforma CRM é para facilitar o dia a dia da sua equipe e otimizar processos, não para tornar as coisas mais complexas.

Entenda melhor como implementar um CRM

Para implementar um CRM e agilizar os processos internos do time, é preciso entender as necessidades da sua equipe comercial. Assim, você escolhe a plataforma com as funcionalidades correspondentes e, se estiver disponível, testa uma demo do software, ou mesmo solicita uma apresentação ao time de vendas.

Em seguida, o ideal é planejar as fases de implementação, definindo o período de tempo para cada etapa, incluindo:

• preparar os dados anteriores;
• fazer a importação para a plataforma;
• conectar outras ferramentas de vendas;
• configurar a plataforma;
• organizar as informações;
• treinar a equipe comercial;
• entre outros passos que você achar necessário.

Também é recomendado criar metas para o uso da plataforma, como configurá-la nas primeiras semanas, definir as carteiras da equipe comercial nas duas próximas semanas, montar o fluxo de nutrição no mês seguinte e assim em diante. Dessa forma, você atribui um período de tempo para cada etapa e garante que todas serão cumpridas dentro do prazo original.

Desde a definição de necessidades e objetivos até o monitoramento da ferramenta, com análises de desempenho, confira os passos para implementar CRM e otimizar os processos da sua equipe comercial.

1 - Defina necessidades e objetivos

Como já citado, para escolher a melhor plataforma, é preciso entender as necessidades e os objetivos do time de vendas e buscar um CRM com funcionalidades correspondentes. Por isso, tire um tempo para analisar o que o seu time procura em uma plataforma. Eles precisam visualizar melhor o funil de vendas? Ou a necessidade seria a praticidade de marcar contatos e agendar reuniões? Talvez seja a qualificação de leads com um fluxo de nutrição automatizado?

Procure listar todos esses pontos antes de procurar a plataforma CRM, assim você pode levantar essas questões quando estiver conhecendo o software e observar qual o seu desempenho para cada uma delas.

2 - Escolha a plataforma

Antes de fazer a pesquisa de plataforma CRM, defina qual o orçamento disponível para essa ferramenta. Assim, otimizará o tempo de procura enquanto filtra as opções. Também é possível optar por um CRM gratuito, que atenda às necessidades do time.

Para além do orçamento, é preciso considerar outras questões antes de escolher o CRM, como:

• opiniões de outros usuários da plataforma;
• qualidade do suporte técnico oferecido;
• período de demonstração gratuito para testes;
• auxílio durante a implementação;
• facilidade de uso;
• funcionalidades disponíveis.

3 - Treine a equipe

É importante treinar a equipe para que ela se sinta segura em utilizar a ferramenta, conhecendo a fundo suas funcionalidades e sabendo como operar cada uma delas.

Uma boa opção é criar possíveis cenários de utilização do CRM na rotina do time e acompanhar a equipe no uso da plataforma em cada situação, apenas como um teste para que todos saibam como agir em cada caso.

Além disso, deve-se considerar que as ferramentas de CRM não são todas iguais, então, mesmo que um colaborador tenha alguma experiência com CRM, ele precisará se familiarizar com a solução utilizada pelo time. Até mesmo porque um CRM pode ser personalizado para incorporar funcionalidades únicas que sejam complementares aos objetivos da estratégia.

4 - Tenha um plano de implementação

Entender como implementar CRM pode ser uma tarefa complexa, ainda mais como fazer a gestão da ferramenta. Por isso, tenha um plano para esse processo ser mais organizado e cumprir com as datas estipuladas na sua estratégia. Organize o que deverá ser feito em cada semana e qual deverá ser a data aproximada para completar cada passo.

Ainda, é preciso considerar que, além da implementação do CRM, você deve fazer a integração com outras plataformas e ferramentas utilizadas pelo seu time, como o WhatsApp.

5 - Monitore a ferramenta e o desempenho

Por fim, a gestão de uma plataforma de CRM exige o monitoramento constante da ferramenta e do desempenho dos objetivos que foram selecionados para a equipe de vendas e marketing. Ao utilizar o Marketing Hub da HubSpot, por exemplo, é possível gerar relatórios e acompanhar todas as etapas do funil.

Agora que você já conhece os principais passos de como implementar CRM na prática e sabe da importância de fazer isso corretamente, não deixe de aplicar nossas dicas para viabilizar um melhor uso da ferramenta e, assim, atrair e reter mais clientes.

Considerando tudo isso, que tal conhecer a ferramenta da HubSpot? Descubra todas as funcionalidades dessa ferramenta gratuita para a sua equipe de vendas!